Nota van inlichtingen (huisstijl)

Vraag Antwoord
Mogen we weten welke partijen jullie in deze eerste fase hebben uitgenodigd? De oproep voor deze opdracht is openbaar verspreid via diverse kanalen. Ieder bedrijf is vrij zich aan te melden in deze eerste fase.
Mijn eigen ontwerpstudio bestaat inmiddels 2 jaar, maar ik heb in mijn loopbaan voordat ik ben gestart met mijn studio uitgebreide en jarenlange ervaring opgebouwd met een scala aan referentieprojecten. Zijn deze op te voeren als referentie? Ja dat mag. Je kunt referentieprojecten van de afgelopen tien jaar gebruiken. Voor ieder onderdeel (ontwerpen huisstijl, lancering en vertaling van organisatie naar ontwerp) dien je drie voorbeelden te geven.
In de referentieopdrachten wordt naast ‘Huisstijlontwerp’ en ‘Lanceringscampagne’ ook gevraagd naar ‘Vertaling van organisatieomschrijving naar een ontwerp’: Wat wordt hier precies onder verstaan? Hieronder verstaan we dat je de juiste vertaalslag weet te maken van onze organisatieomschrijving (terug te vinden in het herindelingsadvies en de contourenschets) naar het huisstijlontwerp. Deze bestanden vind je hier: http://herindeling.westerkwartier.nl/huisstijl/
Er worden twee bureaus geselecteerd om te komen met meerdere voorstellen:
Gaat het in dit geval om een betaalde of onbetaalde pitch?
Ja. Voor de laatste fase, de pitches van de twee laatste bureau’s is een budget van €1000 per bureau beschikbaar.
Overeengekomen bedrag (tabel 2 in bijlage B): Gaat dat over het totale huisstijlproject, of de basis die dient tot verdere implementatie van de huisstijl, zoals bijvoorbeeld logo + basishuisstijl bestaande uit briefpapier, visitekaartje en envelop? In de offerteaanvraag die op 27 oktober wordt verstuurd aan de vijf geselecteerde bureaus staan de details beschreven. De offerteaanvraag betreft tevens de uitnodiging voor een bureaupresentatie op 3 november.
Zie ik het goed als ik stel dat met ‘Vertaling van organisatieomschrijving naar een ontwerp’ bedoeld wordt dat de briefing en het programma van eisen waaraan het logo ontwerp moet voldoen gevolgd is bij de totstandkoming van een logo? Hieronder verstaan we dat je de juiste vertaalslag weet te maken van onze organisatieomschrijving (terug te vinden in het herindelingsadvies en de contourenschets) naar het huisstijlontwerp. Deze bestanden vind je hier: http://herindeling.westerkwartier.nl/huisstijl/
Toelichting op de gevraagde technische bekwaamheid opgedaan in deze referentieopdracht (tabel 2 bijlage B): Ik zie die vraag niet terug in de opdrachtomschrijving. Wat wordt hier bedoeld? Technische bekwaamheid is een verzamelnaam voor alle geschiktheidseisen waaruit blijkt dat de inschrijvende partij ‘technisch bekwaam’ is om de opdracht uit te kunnen voeren.
Kan een restyle van een eerder ontwikkelde huisstijl als apart referentieproject opgegeven worden? Nee. We verwachten van een referentieproject, dat dit de hele opbouw van een huisstijl bevat. De vertaling van een organisatiefilosofie naar een compleet nieuwe huisstijl. Een restyleproject zien wij daarom niet als referentieproject.
Toelichting op de gevraagde technische bekwaamheid opgedaan in deze referentieopdracht (tabel 2 bijlage B)

1.is deze vraag direct gerelateerd aan de vragen erboven aangaande de eventuele combinanten en is de strekking dat hier de ingevlogen expertise van de combinanten kort wordt beschreven?
2. of is dit een algemene vraag aan het bureau zelf en welke info zou je dan precies willen hebben:
o technische bekwaamheid kan slaan op alle drie onderdelen (huisstijl, lancering, vertaling) en hoezo specifiek ‘technisch’
o wat bedoel je met ‘opgedaan’; dit suggereert dat er technische vaardigheden zijn geleerd of zijn ontwikkeld door het project, terwijl er juist bekwaamheid is ingebracht

Technische bekwaamheid is een verzamelnaam voor alle geschiktheidseisen waaruit blijkt dat de inschrijvende partij ‘technisch bekwaam’ is om de opdracht uit te kunnen voeren. De toelichting moet toegespist zijn op de geschiktheidseis die voor het referentieproject is opgegeven.
Als we ons op 27 oktober aanmelden en eventueel op 3 november een oriënterend gesprek hebben, waaraan voorafgaand een offerte moet worden ingediend, wanneer wordt dan uiterlijk de uitnodiging voor het gesprek gedaan en wanneer moet de offerte worden ingediend? De uitnodigingen voor de gesprekken worden op 27 oktober verzonden. De vijf bureaus die worden uitgenodigd hebben tot 3 november de tijd om een bureaupresentatie voor te bereiden en een prijsofferte in te dienen. De uitnodiging betreft tevens de offerteaanvraag waarin wordt beschreven wat er van de bureaus wordt verwacht.
Wanneer vindt de selectie plaats van het definitieve bureau? Op 6 december vindt de tweede ronde plaats waarin de twee overgebleven bureau’s hun pitch doen. Hierna zal de beoordelingscommissie het definitieve bureau aanwijzen.
Op 1 mei 2018 moet worden opgeleverd: het huisstijlontwerp. Hoe ziet de planning hieraan voorafgaand eruit? Wanneer worden de 3 ontwerpen voorgelegd aan de bewoners en wanneer wordt er een ‘winner’ gekozen? Dit staat op de planning voor begin 2018. Daadwerkelijke planning wordt afgestemd met definitieve bureau.
Start de lanceringscampagne bij voorkeur ook op 1 mei 2018? Nee, de lanceringscampagne is gericht op het naar buitentreden met de nieuwe huisstijl van de gemeente Westerkwartier. Dit kan later in het jaar 2018.
Ligt ‘het project’ tot 1 januari 2019 volledig bij het gekozen bureau? M.a.w. gaat vanaf dan ‘de gemeente’ zelf aan de slag? Tot en met 1 mei 2018 ligt het project volledig bij het gekozen bureau. In de periode van 1 mei 2018 – 1 januari 2019 zal het bureau in samenwerking met de collega’s van de gemeente werken aan de implementatie. Voor 31 december 2018 vindt de volledige overdracht plaats aan de gemeente. Met andere woorden, alle rechten van het logo, de huisstijl, de ontwerpen en beeldmateriaal liggen vanaf dat moment bij de gemeente.
Geschiktheidseis 3 ‘Vertaling van organisatie-omschrijving naar een ontwerp’: wat wordt hiermee bedoeld? Hieronder verstaan we dat je de juiste vertaalslag weet te maken van onze organisatieomschrijving (terug te vinden in het herindelingsadvies en de contourenschets) naar het huisstijlontwerp. Deze bestanden vind je hier: http://herindeling.westerkwartier.nl/huisstijl/
Voorafgaand aan het gesprek ontvangen jullie graag een offerte. Waarvoor precies? Hebben jullie een overzicht van zaken die jullie in deze offerte willen terug willen zien? De uitnodigingen voor de gesprekken worden op 27 oktober verzonden. De vijf bureaus die worden uitgenodigd hebben tot 3 november de tijd om een bureaupresentatie voor te bereiden en een prijsofferte in te dienen. De uitnodiging betreft tevens de offerteaanvraag waarin wordt beschreven wat we van de bureaus wordt verwacht.
Op basis van welke criteria selecteren jullie de bureaus voor de verschillende fases? Wat willen jullie – naast de offerte – halen uit het oriënterend gesprek? De offerteaanvraag wordt op 27 oktober samen met de uitnodiging voor de gesprekken verstuurd. Hierin is ook omschreven waarop de bureaus worden beoordeeld in de verschillende fases.
In het gesprek willen jullie een indruk krijgen van onze kwaliteit (portfolio), capaciteit en werkwijze. Vervolgens selecteren jullie twee bureaus die jullie vragen een aantal logo’s uit te werken. Uiteindelijk kiezen jullie één bureau. Hebben jullie voor deze fase (pitch) een budget beschikbaar? De offerteaanvraag wordt op 27 oktober samen met de uitnodiging voor de gesprekken verstuurd. Hierin is ook omschreven waarop de bureaus worden beoordeeld in de verschillende fases. Er is een ontwerpvergoeding van €1000 beschikbaar voor de twee overgebleven bureau in fase 2.
De opdracht is: ontwikkel een huisstijl: logo, kleuren, vormen, lettertypen; ook moet deze geschikt zijn voor dragers van de huisstijl. Welke zijn dat? De huisstijl moet geschikt zijn voor alle huisstijldragers. Denk hierbij aan briefpapier, pennen, bedrijfskleding, auto bestickering, website en vlaggen. De complete lijst van huisstijldragers wordt bij de uitnodiging voor de gesprekken kenbaar gemaakt. De uitnodigingen versturen we op 27 oktober.
Is er een overzicht van ‘al bestaande projectlogo’s’? Nee, hier is geen overzicht van. De bestaande projectlogo’s hoeven niet meegenomen te worden in dit project.
Wat verstaan jullie precies onder ‘aangeleverd materiaal (bronbestanden)’ of eigenlijk: tot waar reikt de opdracht precies? Het project bestaat uit het ontwikkelen van de huisstijl en implementatie. Dit vindt plaats gedurende het jaar 2018. Voor 31 december 2018 vindt de volledige overdracht plaats aan de gemeente. Alle rechten van het logo, de huisstijl, de ontwerpen en beeldmateriaal liggen vanaf dat moment bij de gemeente. We ontvangen dan ook alle bestanden die we als eigenaar nodig hebben.
Jullie willen graag drie voorstellen voorleggen aan de bewoners. In hoeverre is dit een harde eis? Volstaat één doordacht concept? Ja we willen graag drie verschillende logo-ontwerpen aan de bewoners voorleggen. Deze drie ontwerpen mogen gebasseerd op één doordacht concept.
Wat zijn de beweegredenen om de bewoners uiteindelijk het winnende ontwerp te laten kiezen? Gemeente Westerkwartier wil Dichtbij, Nuchter en Ambitieus zijn. Dit houdt in dat we de inwoners optimaal willen betrekken in de processen rondom de herindeling. De verkiezing is een manier om draagvlak te creëren voor de nieuwe huisstijl. De inwoners kunnen hooguit invloed uitoefenen, maar de beslissing ligt bij de gemeenten.
U vraagt twee bureaus een aantal logo’s uit te werken. Daar u eerder schrijft dat u een offerte voorafgaand aan het gesprek wil hebben is het wel van belang wat u onder ‘een aantal logo’s’ verstaat. Zijn dat er twee, vijf of… ? Om offertes goed te kunnen beoordelen en te vergelijken is het wel van belang dat de vijf bureaus hetzelfde aanbieden, anders ontstaat er een ‘Univé vergelijking’ (appels met peren). Kunt u aangeven hoeveel verschillende logo’s u in dit stadium verwacht? Wij vragen de twee bureau’s op basis van één doordacht concept drie ontwerpen uit te werken (waarin ieder geval drie variaties op het logo zijn gemaakt die we kunnen gebruiken voor de verkiezingen). De uitnodigingen voor de gesprekken worden op 27 oktober verzonden. De vijf bureaus die worden uitgenodigd hebben tot 3 november de tijd om een bureaupresentatie voor te bereiden en een prijsofferte in te dienen. De uitnodiging betreft tevens de offerteaanvraag waarin wordt beschreven wat er van de bureaus wordt verwacht.
Gezien uw verwachting om uiteindelijk twee bureaus meerder logo’s te laten ontwerpen lijkt het ons een fideel gebaar als u daarvoor beide bureaus schetsgeld aanbiedt. Deze zou dan later (deels) bij gunning verdisconteerd kunnen worden.

Kunt u aangeven of u bereid bent dit idee over te nemen en zo ja, kunt u daar dan ook een bedrag aan toekennen?

Er is een ontwerpvergoeding van €1000 beschikbaar voor de twee overgebleven bureau in fase 2.
U stelt dat drie ontwerpen voorgelegd worden aan bewoners. Wat bedoelt u met ‘ontwerpen’, in hoeverre dient een en ander uitgewerkt te worden? Blijft dit beperkt tot 3 logo’s of ook uitwerkingen op huisstijldragers daarvan? Dit is van belang om de offertes goed te kunnen beoordelen en te vergelijken. De uitnodigingen voor de gesprekken worden op 27 oktober verzonden. De vijf bureaus die worden uitgenodigd hebben tot 3 november de tijd om een bureaupresentatie voor te bereiden en een prijsofferte in te dienen. De uitnodiging betreft tevens de offerteaanvraag waarin wordt beschreven wat er van de bureaus wordt verwacht.
Kunt u aangeven in hoeverre de offerte meespeelt in uw afweging welke twee bureaus u uitnodigt voor het maken van schetsontwerpen? De kwaliteit is voor ons belangrijker dan de prijsofferte. De prijs zal meewegen in de beoordeling. Hier wordt in de uitnodiging meer uitleg over gegeven.
Ervaring leert dat offertes zeer uiteenlopend kunnen zijn maar dat wat er aangeboden wordt ook enorm kan verschillen. Wat is uw beoordelingscriteria in deze? Hier wordt in de uitnodiging tevens offerteaanvraag op 27 oktober meer informatie over gegeven.
A] Kunt u aangeven hoe en via welke kanalen de ontwerpen voorgelegd gaan worden aan de bewoners.
B] Dient het ontwerpbureau hier een presentatie voor te maken inclusief een tekstuele ondersteuning?
A] Hier kunnen we op dit moment nog geen uitspraak over doen. Dit wordt afgestemd met o.a. het definitieve ontwerpbureau. B] Nee het ontwerpbureau hoeft hiervoor geen tekstuele ondersteuning te maken bestemd voor de inwoners.
‘Ontwikkel een huisstijl – logo, kleuren, vormen, lettertypen –’ Een goede huisstijl kent huisstijldragers die individueel, passend binnen een bepaalde identiteit, ontworpen worden. Het is meer dan een logo plakken op diverse dragers. Om tot een realistische begroting te komen en om de diverse begrotingen goed te kunnen vergelijken zou het wenselijk zijn om aan te geven hoeveel variabele dragers gemeente Westerkwartier straks kent. Of valt dit buiten de scope van de opdracht?

Kunt u aangeven wat de omvang van de opdracht wordt/is?

Hier wordt in de uitnodiging tevens offerteaanvraag op 27 oktober meer informatie over gegeven.
Een lanceringscampagne kan zeer breed zijn, van radio/tv commercials tot aan advertenties in (regionale) kranten. Kunt u aangeven wat u onder een lanceringscampagne verstaat, wat de omvang hiervan is en wat u van het ontwerpbureau verwacht? Hier wordt in de uitnodiging tevens offerteaanvraag op 27 oktober meer informatie over gegeven.
U schrijft bij punt drie ‘Alle rechten van het logo…’ Overdracht van auteursrecht kan alleen door middel van een akte worden vastgelegd. Wel kan het ontwerpbureau u, tegen een vooraf bepaalde vergoeding, een ‘open licentie’ verlenen tot gebruik van de huisstijl. Meer informatie hierover kunt u vinden op https://www.auteursrecht.nl/auteursrecht/Overdracht-en-licentie

Graag vernemen wij of u met punt 3 een ‘open licentie’ bedoelt?

Deze vraag nemen we mee in de nota van inlichting van 31 oktober 2017.
Deponeert opdrachtgever zelf het logo bij het merkenbureau of dient het ontwerpbureau dit voor opdrachtgever te onderzoeken en te realiseren en moet de kosten hiervan in de offerte opgenomen te worden? Deze vraag nemen we mee in de nota van inlichting van 31 oktober 2017.
Wat verstaat u onder een interactief huisstijlhandboek, wat is het doel/de doelgroep van dit huisstijlhandboek. Aan welke (technische) eisen dient deze te voldoen (ook offline, online, te printen)? Onder een interactief huisstijlhandboek verstaan wij een digitaal product waarin medewerkers van de gemeente Westerkwartier de huisstijl kunnen ontdekken, naleven en toepassen. Het handboek moet voor alle werknemers benaderbaar zijn. In ieder geval via de browser en eventueel via een app.
Valt het ontwikkelen van alle huisstijldragers binnen de scope van deze opdracht?
Als dat kunt u dan een overzicht verstrekken van alle huisstijldragers?
Het ontwerpbureau ontwerpt de verschillende huisstijldragers. De implementatie vindt in samenwerking met de gemeente en de projectgroep plaats. Alle informatie volgt in de uitnodiging voor de gesprekken.
U geeft aan dat de schrijfwijzer buiten de scope van de opdracht valt. Bedoelt u hiermee (deels) de inhoud van het interactief huisstijlhandboek? Het huisstijlhandboek en de schrijwijzer zijn twee aparte producten. Het ontwerpbureau verzorgt het huisstijlhandboek. De gemeente maakt de schrijfwijzer.
Laatste zin, eerste alinea: ‘De inschrijver mag meer… oplevert.’ Hoe weet de inschrijver of dit extra punten oplevert? Het bureau krijgt extra punten voor een referentieproject dat een overheidsopdracht betreft en daarnaast krijgt het bureau een extra punt indien het referentieproject alle drie de vereiste dienste bevat.
In het kader van het gelijkheidsbeginsel/eerlijke concurrentie, sluit u ook bureaus of samenwerkingsverbanden uit? Bijvoorbeeld bureaus en/of personen die inhoudelijk op enigerlei betrokken zijn of betrokken zijn geweest bij het op beleidsniveau ontwikkelen van gemeente Westerkwartier? Ieder bureau dat zich via de officiële weg bij ons aanmeldt maakt kans om geselecteerd te worden. De selectiecriteria zijn voor iedereen gelijk. Indien een bureau betrokken zou zijn geweest bij de voorbereiding van de offerteaanvraag met betrekking tot gunningscriteria en raming wordt deze uitgesloten van deelname. Hiervan is geen sprake.
U omschrijft uw selectiecriteria voor het uitnodigen van vijf bureaus voor een oriënterend gesprek. U omschrijft verder niets over de selectiecriteria voor het vervolgtraject, de twee bureaus die een aantal logo’s dienen te maken én de uiteindelijk keuze van het bureau.

Wij verzoeken u meer inzicht te geven in de totstandkoming van deze keuzes.

Hier wordt in de uitnodiging tevens offerteaanvraag op 27 oktober meer informatie over gegeven.
25 oktober zullen uiterlijk de antwoorden (NVI) worden gepubliceerd. Op de website https://herindeling.westerkwartier.nl/huisstijl/ staat dat belangstellenden voor 27 oktober 10.00 uur bijlag A en bijlage B moeten inzenden. Afhankelijk van de NVI willen wij bepalen of we belangstelling hebben. Echter is het zeer kort dag om alles wat u in bijlage A en B stelt in 1 dag goed te omschrijven. Daarnaast is het te verwachten dat op de NVI nog vragen komen, daar is in uw planning geen ruimte voor. Verder is het niet bekend wanneer belangstellenden een reactie kunnen ontvangen.
Tussen vrijdag 27 oktober en vrijdag 3 november, wanneer de presentaties zullen plaatsvinden, zit weinig tijd om bureaus uit te nodigen, een offerteaanvraag te doen, een gedegen offerte van een dergelijk omvangrijke opdracht te maken én een bureaupresentatie voor te bereiden.

Zou u omwille van de complexe aanvraag, die met zorg te kunnen behandelen, uw planning willen herzien?

Wij hebben nagedacht over de planning en gaan deze niet herzien.
Heeft een bureau belangstelling voor deze opdracht dan kan dat kenbaar gemaakt worden door middel van het invullen en opsturen van Bijlage A  Aanmeldingsformulier en Bijlage B Referentieprojecten. Uit de aanmeldingen worden 27 oktober 5 bureaus geselecteerd. Deze 5 bureaus ontvangen 27 oktober een uitgebreide offerteaanvraag waarin 2 fasen staan beschreven. Zij krijgen tot en met 30 oktober de tijd vragen te stellen die uiterlijk 31 oktober beantwoord worden. Voor de eerste fase vinden op 3 november de gesprekken plaats waarin de bureaus gevraagd worden een bureaupresentatie te doen en een prijsofferte in te dienen. Vervolgens krijgen de bureaus uiterlijk 6 november te horen of ze overgebleven zijn bij de twee bureaus. In de tweede fase hebben de twee bureaus tot 1 december de tijd een huisstijlontwerp inclusief drie logo ontwerpen en een plan van aanpak m.b.t. de lancering van de campagne uit te werken.

Aanmelden nieuwsbrief

*

E-mail updates

Ontvang een update als een nieuw artikel op deze website wordt geplaatst.
Facebook
Twitter